受邀证明材料

申请人

1、自组团：提供邀请方出具的外文邀请函、行程及中文翻译件；

2、参团：提供国家部门、外省（市、内）《任务批件》复印件及《任务通知书》原件；

3、培训：提供国家外国专家局《任务批件》或《培训审核件》；

4、参展：提供中国国际贸易促进委员会批复。

材料初审签章

所在单位

相关职能部门

湖南农业大学因公临时出国境人员审批表（每人1份）

生物信息采集

无因公护照的申请人

1、 上传照片：申请人在有因公护照采集资质的照相馆拍照后上传至外交部照片库，并提供有照片编码的回执；或访问http://mrtdephoto.com/sysuser/index_toQianzhengmain.action进行照片上传、校验、回执操作。

2、 录取指纹：申请人持身份证原件前往省外办（韶山北路12号湘汇大厦3楼办证大厅）录取指纹。

在线打表

申请人

国交处

1、湖南省因公出国、赴港澳任务审批（确认）表（团组1份）；

2、湖南省因公出国（境）参团人员征求意见表（每人1份）；

3、因公临时出国（境）人员备案表（每人1份）；

4、团长责任告知书（团组1份，团长签字）。

校内审批

国交处

1、校领导签批：校长、校党委书记联签（正处级及以上干部）

分管外事校领导签批（其他人员）

2、校内公示（5个工作日）

3、出具公示材料（校办）

教育厅审批

（副厅级及以上干部）

国交处

1、湖南省因公出国、赴港澳任务审批（确认）表；

2、湖南省因公出国（境）参团人员征求意见表；

3、因公临时出国（境）人员备案表；

4、公示证明材料；

5、邀请函（含行程）中、外文复印件。

省外办审批

国交处

1、湖南省因公出国、赴港澳任务审批（确认）表；

2、湖南省因公出国（境）参团人员征求意见表；

3、因公临时出国（境）人员备案表；

4、团长责任告知书；

5、公示证明材料；

6、身份证原件或正反面扫描件；

7、邀请函（含行程）中、外文复印件。

下达批件

省外办

报批材料由省外办签批。

护照办理

省外办

1、《湖南省人民政府因公出国、赴港澳任务批件》；

2、护照受理流程表；

3、提取照片及指纹。

签证材料

网上申报

申请人

国交处

1、团组资料表（1个国家1份）；

2、出访人员情况表（每人1份）；

3、访美行程（美）（团组1份）；

4、身份证复印件（英、美）（每人1份）；

5、邀请函（含行程）中、外文复印件（团组1份）。

使馆表打印

省外办

1、签证受理流程表；

2、签证事项表、签证事项名单；

3、使馆表。

准备送签材料

申请人

各国使领馆签证材料差异性较大，请提前咨询国交处。

送签

申请人

省外办

1、 核对使馆表并签字；

2、 根据使领馆要求购买保险、打印保单（省外办保险窗口办理）；

3、 缴费（持银行卡至省外办缴费窗口办理）；

4、 领取《任务批件》原件、复印件（省外办任务批件窗口办理）；

5、 签证事项表原件（省外办签证室提供）

6、 有效护照（新证于省外办护照窗口领取，旧照至校国交处领取）；

7、 各申请国所需其他签证资料。

出签

使领馆

省外办

国交处

1、 如缺少资料则由申请人按使领馆要求补充签证资料；

2、 赴美、英、墨等国签证，需按通知的时间前往使馆面谈或留取指纹；

3、 等待签证结果；

4、 已签证护照寄回省外办签证室，专办员在签证室领取后存校国交处。

出访

申请人

国交处

1、 常规团组：团组成员于出访前3个工作日到国交处进行行前教育，领取护照；

2、 临期团组：团组成员于出访前3个工作日到国交处进行行前教育，持自取单至北京、武汉、广州领取已签证的护照；

3、 严格按照《任务批件》批准的时间（出入境时间均以北京时间为准）和行程执行出访任务。

归国

申请人

1、因公护照（回国后5天内）交还至国交处；

2、出访总结（回国后12天内发送至国交处）；

国交处

3、向省外办提交归国申请，上传护照信息、出访总结。

费用结算

国交处

1、《任务批件》复印件（团组1份）；

2、湖南农业大学因公临时出国人员审批表复印件（每人1份）。

申请人

4、出入境机票凭证；

5、整理票据，按照计财处相关规定履行报账手续。